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在 2026 年 9 月 3 日舉行的 Tokyo × Singapore Mixer 中，VoicePing 在 Tokyo Innovation Base（TIB）的簡報螢幕旁顯示英文與日文字幕。新創提案與現場座談都使用同一套設定，參與者也能掃描 QR Code，在自己的手機上閱讀翻譯。
VoicePing 也安排了現場操作人員。從場地網路、設備與公司名稱詞典的準備開始，操作人員在活動進行期間持續監看字幕，並與遠端團隊協調技術支援。
連結東京與新加坡新創社群的活動
這場活動由東京都政府主辦，Enterprise Singapore 擔任合作夥伴，目的是連結兩座城市的深科技社群。活動結合主題演講、新創提案、座談與交流，參與者包括新創、企業、投資人及生態系組織。主辦方活動頁面 提供活動議程與講者名單。
| 活動概要 | 詳細內容 |
|---|---|
| 活動 | Tokyo × Singapore Mixer — Where Tech Innovators Connect |
| 日期 | 2026 年 9 月 3 日 |
| 場地 | Tokyo Innovation Base，東京 |
| 主辦方 | 東京都政府 |
| 合作夥伴 | Enterprise Singapore |
| VoicePing 的角色 | 即時翻譯與現場營運支援 |
| 參與者存取方式 | 會場螢幕與個人手機 QR Code 存取 |
提案陣容包括 Herbaferm、Pestroniks 與 Formas AI。接著由 ImpacFat、Accelerated Materials 及 Leave a Nest Singapore 的代表進行座談。翻譯設定必須同時支援準備好的簡報，以及講者之間的討論。
在會場螢幕或手機上閱讀翻譯
開場時，主持人說明如何查看翻譯：可以看觀眾右側的螢幕，也可以掃描活動 QR Code，在手機上閱讀。把這項說明放在開場，參與者就能在演講開始前了解存取方式。
會場螢幕： VoicePing 在簡報資料旁顯示英文與日文文字。下方的新創提案照片中，投影片與字幕分別使用不同螢幕，因此簡報保有自己的顯示區域。
參與者自己的手機： 參與者可以掃描活動 QR Code，在手上的螢幕閱讀翻譯。團隊在活動前準備並分享了聽眾連結與 QR 圖片。
手機閱讀是會場螢幕之外的補充方式。開場時介紹這兩種方式，參與者就能在演講開始前了解操作步驟。
VoicePing 目前的活動翻譯應用程式 支援會場字幕與以瀏覽器為基礎的聽眾存取。參與者不需要安裝應用程式，也不需要建立 VoicePing 帳戶，就能開啟活動連結。
與主辦方核對公司名稱及讀音
設定期間，現場操作人員收到請求，需要將五個公司名稱加入詞典。操作人員請主辦方把名稱讀出來，確認它們在文字記錄中的顯示方式，再更新詞典項目。
操作人員根據發音與產生的字幕確認拼字。對於介紹陌生公司的活動來說，名稱錯誤會讓聽眾難以把講者說的內容與活動議程連結起來。
活動結束後，操作人員回報主辦方聯絡人希望下次提前提供詞典資料。實務上的做法是：在彩排前收集講者姓名、公司名稱、產品術語與發音，並使用活動麥克風和簡報資料進行確認。
VoicePing 的活動工作區詞典 支援設定優先使用的名稱與術語。事先準備詞典，有助於處理活動中會用到的詞彙；產生的字幕與文字記錄仍需檢查。
支援現場設定並應對活動中的中斷
操作人員攜帶筆記型電腦、轉接頭、線材與充電器，並在場地安排有線網路。活動進行時，操作人員持續查看翻譯服務，並與遠端團隊保持聯絡。
早期檢查顯示翻譯回應迅速，但活動後半段發生服務中斷。現場回報登入延遲，以及字幕延遲顯示或停止更新的情況。操作人員將這些現象回報給遠端團隊，團隊進行調查並回報服務已恢復。
籌辦類似活動時，主辦方應在彩排中確認觀眾席的觀看效果與手機上的翻譯頁面。活動計畫也需要指定字幕監看人員、問題回報窗口，以及向參與者說明服務中斷的方式。
演講結束後檢視場次記錄
團隊保留了兩個場次的文字記錄匯出檔與音訊。這些記錄可以用來檢視開場時的存取說明，以及活動期間實際記錄的語言內容。
檢視記錄時，團隊也發現公司與組織名稱需要人工校對。自動文字記錄與摘要中的部分名稱，與官方活動資料的寫法並不一致。在活動後分享記錄之前，仍應參考講者名單與已確認的術語表。
本案例根據活動議程與 VoicePing 營運記錄撰寫。參與者的理解程度與滿意度並未在這些記錄中測量。
演講結束，進入交流環節
演講結束時，主持人邀請參與者到交流區與來自新加坡的新創見面。本次活動中，VoicePing 透過會場字幕與手機翻譯，協助參與者跟上交流環節之前的簡報與討論。
下一場活動可以參考的做法
這次活動中最有用的安排都很具體：字幕螢幕要放在哪裡、如何介紹手機操作、哪些公司名稱需要事先準備，以及服務出現問題時由誰回應。
對於類似活動，請在彩排前確認以下事項：
- 參與者在哪裡閱讀： 確定螢幕位置，並從座位檢查觀看效果；準備手機存取連結與主持人的說明。
- 哪些名稱需要準備： 收集議程、講者與公司名稱、產品術語及發音，預留檢查時間。
- 誰來監看服務： 測試場地網路、指定操作人員，確認問題回報窗口與向參與者說明情況的方式。
- 如何檢視記錄： 分享文字記錄或摘要前，將名稱與已核准的活動資料核對，並遵循主辦方的媒體使用許可。
關於活動翻譯的其他案例，可以閱讀 Startup Island TAIWAN 如何在配對活動中使用 QR Code 存取 以及 Plug and Play Japan 如何結合會場螢幕與現場支援 。
了解面向國際活動的 VoicePing ，與我們討論會場字幕、QR Code 存取、術語準備，以及遠端或現場支援。
