2개월 만에 250km를 연결: SHELTER JAPAN Corporation의 온라인 오피스 성공 사례

최근 IT 기술의 눈부신 발전과 코로나19 팬데믹으로 인한 사회적 조건의 급격한 변화로 인해 기업의 업무 방식이 계속해서 빠르게 변화하고 있습니다. 세계는 물리적 거리의 제약에서 벗어났으며, 일본 전역과 전 세계 사람들이 가상 오피스를 사용하여 마치 같은 사무실에서 함께 일하는 것처럼 생산적으로 일하기 시작했습니다.

이번 인터뷰에서는 VoicePing을 도입하여 단 2개월 만에 여러 지점 간의 커뮤니케이션을 획기적으로 개선한 Shelter Japan Corporation의 두 분을 만나 이야기를 들어보았습니다.

Shelter Japan의 모치즈키 씨와 우자와 씨

Shelter Japan의 홍보 담당이신 모치즈키 씨와 우자와 씨를 모시고 VoicePing 도입으로 어떤 점이 개선되었는지 이야기를 나누고자 합니다. 먼저 자기소개 부탁드립니다.

저는 Shelter Japan의 이사로 일하고 있는 모치즈키입니다. 주로 홍보 업무를 담당하고 있습니다. 저희 회사는 AI를 활용하여 발전하고 있으며, 가상 오피스를 검토하다가 VoicePing을 도입하기로 결정했습니다. 협력해 주셔서 감사합니다.

네, 저는 Shelter Japan에서 홍보를 담당하고 있는 우자와입니다.

홍보라고 말씀드렸지만, 실제 부서명은 “계몽 및 인식 사업 개발"입니다. “인식 제고"라는 단어가 의미하듯이, 저희의 주요 초점 중 하나인 재난 방지에 관한 홍보 형태로 인식 제고 활동을 하고 있습니다. 주로 소셜 네트워킹 서비스를 통해 자체 재난 방지 애플리케이션을 개발했으며, 이를 홍보하고 보급하는 것이 저희의 임무입니다. 동시에 쉘터 사업과 태양광 사업도 진행하고 있습니다.

생활을 보호하고 생명을 구하는 쉘터 프로젝트

오늘 함께해 주셔서 감사합니다.

먼저 사업에 대한 설명을 부탁드립니다.

저희 Shelter Japan Corporation은 시즈오카현 하마마쓰시에 본사를 두고 있으며, 다양한 유형의 재난 방지 쉘터에 대한 연구, 건설, 개발 및 판매, 그리고 쉘터가 있는 재난 방지 주택의 설계, 건설 및 판매에 종사하고 있습니다. 또한 고객의 안전하고 안심할 수 있는 생활 유지 요구를 충족하기 위해 태양광 발전 시스템 및 기타 재생 에너지의 설치 및 판매도 하고 있습니다.

저희의 경영 철학은 “가족의 행복과 영속성 추구"입니다. 이름에서 알 수 있듯이, 재난 시에도 가족 생활을 지원하고 보호하는 데 최선을 다하고 있습니다. 그러나 현실은 일본이 재난이 많은 나라라는 사실을 누구나 알고 있지만, 실제 재난 방지 노력은 잘 이행되지 않고 있습니다. 따라서 저희는 재난 방지, 생명을 보호하는 쉘터, 그리고 환경 친화적인 SDGs(지속 가능한 개발 목표)의 관점에서 태양광 사업을 진행하고 있습니다.

현재 저희는 자체 기술에 대한 특허를 보유하고 있으며, 3월 기준으로 61개의 특허를 보유하고 있습니다. 이 기술을 바탕으로 새로운 유형의 쉘터를 개발하고 있으며, 대표이사인 야노 씨가 거의 모든 자원을 이 프로젝트에 투입하고 있습니다.

61개의 특허라니, 정말 인상적이네요! “재난 방지"라는 단어는 저에게 매우 새롭습니다. 학생 시절 재난 방지 훈련을 경험한 적은 있지만, 그렇게 깊이 생각해 본 적은 없습니다.

인기 있는 온라인 오피스를 시도했더니 정말 훌륭했습니다.

실제로 VoicePing을 도입하실 때 처음부터 3년 계약을 체결하셨죠? 저희가 협력한 대부분의 회사는 기껏해야 1년 계약을 체결하는데, 갑자기 3년 계약을 체결하셔서 꽤 놀랐습니다! 고객이 미래 전망을 포함하여 저희 제품의 가치를 인정해 주셔서 매우 기쁩니다.

VoicePing을 본격적으로 도입하게 된 계기는 무엇이었나요?

네, 우선 저희는 후쿠시마현 이와키시, 시즈오카현 하마마쓰시, 도쿄에 지점을 두고 있습니다. 이 외에도 위탁 근무나 재택근무를 하는 직원들이 있어서 정말 일본 전역에 직원들이 있습니다. 재택근무자와 파트타임 직원을 포함하여 총 30명 미만의 중소기업입니다.

따라서 모든 사무실을 한 곳으로 통합하는 것은 거의 불가능하며, Zoom을 여기저기서 사용하면 누가 어느 지점에서 일하고 무엇을 하는지 알기 어렵습니다. 같은 사무실 내에서는 소통할 수 있었지만, 멀리 떨어져 있으면 소통이 어려웠습니다. 지금 괜찮은지 물어봐야 했고, 그들에게 말을 걸기에 적절한 시기인지 알 수 없었습니다.

이러한 배경을 염두에 두고, 최근 온라인 오피스가 인기를 끌고 있어서 반은 농담으로, 반은 호기심으로 궁금해했습니다.

그러다가 유명한 회사를 찾아서 2주간 시범 사용을 해보았습니다. 사용법은 VoicePing과 크게 다르지 않았지만, 시범 사용은 한 명의 직원만 가능했기 때문에 사용하더라도 예를 들어 우자와와의 소통을 경험할 수 없었습니다. 그래서 좋은지 나쁜지 판단할 수 없었습니다. 더 나은 것이 있어야 한다고 생각했고, 홍보 회의 중에 우자와가 흥미로워 보이는 VoicePing을 발견했습니다.

VoicePing을 찾아주셔서 감사합니다.

사실 홍보 부서에서는 매주 금요일 오후 1시에 회의를 합니다. 그래서 바로 시도해 보기로 했습니다.

하지만 회사에 기계에 익숙하지 않은 직원들이 있어서 처음에는 정말 좋은 아이디어인지, 이 시스템을 사용하면 계속 구속받는 것은 아닌지에 대한 부정적인 의견이 있었습니다.

그러나 실제로 시스템을 사용하면 직원들의 상태를 볼 수 있고, 근무 중인데도 가상 오피스에 없는 사람이 있는지 알 수 있습니다. 또한 업무 로그 등의 기능으로 정말 사용하기 쉽습니다.

그 사이에 해외 근무자 수가 증가하고 있습니다. 따라서 해외 근무자가 가상 오피스에 출근하게 하면 거리감 없이 일할 수 있습니다. 현재 태국과 터키에 있으며, 매일 태국과 터키에서 VoicePing에 출근하는 사람들이 있어서 활발한 소통을 할 수 있어 매우 기쁩니다.

250킬로미터를 뛰어넘는 새롭고 효율적인 업무 방식

일본 전역과 해외에까지 직원들이 흩어져 있는 매우 독특한 업무 방식이네요?

커뮤니케이션이 얼마나 개선되었는지에 대한 이해하기 쉬운 데이터는 없지만, 직접 느낀 바로는 커뮤니케이션이 훨씬 더 효율적이 되었습니다. 예를 들어, 지금 여기 있는 우자와와 저의 거리는 약 250킬로미터 떨어져 있을 것입니다.

VoicePing을 사용하면 제 상태가 녹색으로 표시되므로, 연락할 수 있다고 생각되면 그냥 다가가서 준비가 되었는지 물어봅니다. VoicePing을 사용하면 실제 사무실에 있는 것처럼 사용할 수 있습니다. VoicePing을 실제 사무실처럼 사용할 수 있어서 효율성이 크게 향상되었다고 느낍니다.

저희 회사 사장님은 문자가 아닌 영상과 음성 메시지를 사용하여 LINE과 LINEWorks로 다른 사람들과 소통합니다. 그 방식이 훨씬 더 효율적이라고 믿으십니다. 그래서 VoicePing이 사장님의 의도를 매우 잘 구현하고 있다고 느낍니다.

VoicePing을 사용하면 떨어져 있어도 같은 사무실에 있는 것처럼 일할 수 있습니다.

VoicePing과 Shelter Japan 간의 인터뷰

VoicePing을 매일 사용한 후, VoicePing 도입 전에 예상하지 못했던 예상치 못한 결과나 효과적으로 활용할 수 있었던 기능이 있었나요?

사실 우자와는 항상 이 가상 오피스에 있고, 늦은 밤까지 일하는 것을 볼 수 있습니다. “아, 그렇게 열심히 일한다면 더 도와야겠다"는 생각이 들었습니다.

감사합니다. 우자와 씨는 어떠신가요?

모치즈키 씨가 방금 말씀하신 것처럼, 저도 실제로 참여도가 증가했다고 느낍니다.

결국 화면에 있기 때문에 가서 이야기할 수 있습니다. 간단히 말해서, 저는 도쿄에 있고, 모치즈키는 시즈오카에 있으며, 물론 도호쿠의 이와키에서 온 직원들도 있습니다. 사무실에 재택근무자가 있을 때, 멀리 떨어져 있으면 실제 사무실에서 일반적으로 하는 것처럼 이해가 안 되는 것을 옆 사람에게 물어보거나, 괜찮은지 물어보거나, 조언을 구하는 것이 불가능합니다. 멀리 떨어져 있으면 실제로 이야기할 수 없습니다.

아이콘 하나로 가서 이야기할 수 있고, 응답이 없으면 자리로 돌아갔다가 녹색 표시가 켜지면 다시 가서 이야기할 수 있습니다. 옆 사람에게 가서 이야기할 수 있다는 것이 매우 중요합니다.

또 다른 점은 회의의 기동성입니다. 매주 금요일 오후 1시에 정기 회의가 있는데, URL을 발급하고 Zoom을 통해 공유할 수 있어 3분도 채 걸리지 않습니다.

회의실에 빠르게 갈 수 있고, 직원이 들어오지 않는 경우 “호출” 기능으로 알림을 주어 상기시킬 수 있어 매우 편리합니다.

그런 의미에서 각각의 작은 단계가 생산성 향상에 기여하고 있다고 느낍니다. 매우 도움이 됩니다.

Shelter Japan Corporation의 미래 사업 전망

재난 방지 앱 Yohjin은 영상 설명을 보면서 재난 방지를 위한 가장 중요한 체크리스트를 준비할 수 있는 애플리케이션입니다.

마지막으로 귀사의 미래 사업 전망에 대해 말씀해 주세요.

저희 회사의 슬로건은 인식을 높이는 것, 즉 가능한 한 많은 사람과 반려동물의 생명을 구하는 것입니다. 이를 달성하기 위해, 모든 사람이 쓰나미, 지진, 화재 및 전쟁과 같은 소위 인재로부터 스스로를 구해야 한다고 말하기보다는, 사람들이 스스로 자신의 생명을 보호해야 한다는 메시지를 전파하고자 합니다.

가능한 한 많은 사람들이 자신의 생명을 보호하기 위한 행동을 취할 수 있다면, 그것이 사람과 반려동물의 생명을 보호하고 살리는 가장 좋은 방법이며, 그것은 절대적으로 사실이라고 믿습니다.

이를 위해 건강한 사람들은 언제 어디서든 비상사태 발생 시 즉각적인 행동을 취할 수 있도록 일상적으로 훈련해야 하며, 이를 마음속에 새겨두어야 하며, 이것이 Yohjin 앱으로 이어집니다.

Yohjin 앱을 설치하고 지속적으로 검토함으로써 언제든지 준비할 수 있으며, 집에 있거나 자고 있을 때 지금 지진이 발생하면 어떻게 할 것인지, 또는 그러한 사건이 발생하면 어떻게 할 것인지 생각할 수 있습니다. 예를 들어, 옷장이 앞에 넘어져서 휠체어로 걸을 수 없다면 절대 탈출할 수 없습니다.

건강한 우리도 예를 들어 어제 뼈가 부러져서 오늘 지진 후에 탈출할 수 없다면 대피 지원이 필요한 사람으로 간주될 수 있습니다. 모든 사람이 스스로 자신의 생명을 보호해야 한다는 것을 인식해야 한다고 생각합니다.

노인, 신체 장애인, 질병으로 인해 움직일 수 없는 사람 등 자신의 생명을 보호할 수 없고 대피 지원이 필요한 사람들을 위해 저희 쉘터를 고려하고 일상적으로 생활하여 비상시에 스스로 생명을 보호할 수 있기를 바랍니다. 다양한 사람과 다양한 패턴을 가정하여 사람들이 스스로 생명을 보호할 수 있다는 생각을 전파하고 싶습니다.

이를 위한 방법 중 하나는 쉘터 사업과 많은 사람들에게 적용할 수 있는 기타 교육 활동을 통해서입니다. 이 아이디어는 저희 CEO인 야노 씨의 강한 열망을 반영하며, 저희 회사에서 일하는 모든 사람이 이 철학을 공유하고 있으며, 계속해서 세계에 홍보할 것입니다.

자연 재해의 경우, 무슨 일이 일어날지 결코 알 수 없으며, 예상치 못한 일이 일상적으로 발생하므로, 그러한 사건으로부터 자신의 생명을 보호하기 위한 행동을 확대할 것입니다. 저희가 해야 하고 할 수 있는 가장 중요한 것은 가족 상봉을 계속 추구하는 것이라고 믿습니다.

쉘터 사업에서 성공해야 하며, 동시에 물론 쉘터와 태양광 발전의 중요성에 대한 인식을 전파해야 합니다. 다양한 분야에서 성공할 수 있도록 VoicePing과 같은 유용한 도구를 최대한 활용하고자 합니다.

오늘 귀중한 시간을 내주셔서 감사합니다.

스스로 자신의 생명을 보호한다는 철학과 자연 재해로부터 사람과 반려동물을 구하기 위한 쉘터 사업의 확산을 지원하고 싶습니다.

새로운 시대의 커뮤니케이션을 위한 가상 오피스인 VoicePing에 관심이 있으시면 한번 사용해 보세요. 지금 모든 기능을 무료로 사용해 볼 수 있습니다.

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