自動化されたスプレッドシートと時間追跡ツールを通じて、リモートチームの効率性と時間管理を向上させる戦略を学びましょう。
雇用主、従業員、または自営業者であるかどうかにかかわらず、自分が何をしているかを追跡するシステムは、優れた時間管理と生産性の向上に不可欠です。
作業時間と、その時間がどのタスクに使用されたかを記録します。
このウェブサイトで無料でダウンロードできる時間追跡テンプレートは、ワンボタンのクリックだけで労働時間と作業内容を記録できます。
同じボタンを使用して出勤・退勤を行い、作業セッション内でタスクを記録または切り替えることができます。
スプレッドシートに記録されたデータは、予算配分の改善や請求書の作成に使用できます。
手動スプレッドシートにさようなら
手動スプレッドシートのデメリット
日常生活におけるテクノロジーの増加に伴い、スプレッドシートにデータを収集することは目新しいことではありません。
しかし、スプレッドシートに手動でデータを入力する退屈なプロセスは、時間がかかるだけでなく、エラーにつながる可能性があります。
特に時間追跡の場合、正確性が最も重要です。
そのため、出勤時刻と退勤時刻を手動で入力する必要がある時間追跡システムは、必ずしも信頼できるとは限りません。
疲れている日や、仕事に急いで出入りしている日には、タイムシートに入力した時刻の誤りを見落とすことがあります。
そのため、このブログで利用可能な自動化された時間追跡スプレッドシートは、チームから重要な時間を奪う手動タスクを自動化し、効率を高め、人為的エラーを減らすために作成されました。
ワンボタンのクリックだけで…
作業内容/プロジェクトの追加
- ツールバーの3番目のシート「作業内容/プロジェクト」をクリックします
- 作業内容やプロジェクトを追加します
出勤/退勤
- 赤い「出勤退勤」ボタンをクリックして出勤・退勤します
休憩を取る
- 上記と同じ操作を行います（「出勤/退勤」）
作業内容/プロジェクトの記録
- 出勤します
- 「何を作業していますか？」の下のボックスにあるドロップダウン矢印をクリックします
- 作業中の内容をクリックします
- ツールバーの2番目のシート「作業ログ」をクリックして作業ログを確認します
*これを行うには出勤している必要があります。
作業内容/プロジェクトの変更
- 「何を作業していますか？」の下のボックスにあるドロップダウン矢印をクリックします
- 別の作業内容/プロジェクトを選択します
- ツールバーの2番目のシート「作業ログ」をクリックして作業ログを確認します
日付別総労働時間と総労働時間の確認
- 「メインシート」の行KとNに移動します
自動化されたGoogleスプレッドシートにより、手動で出勤・退勤を記録し、労働時間を計算する時間を節約できます。
赤いボタンをクリックして、勤務日または休憩を開始または終了します。
スプレッドシートは、セッションごとおよび勤務日ごとの労働時間を自動的に計算します。
このように、ワンボタンシステムでは、1日に複数の休憩を取ることができるため、より柔軟に対応できます。
作業した時間とともに、作業ログ機能を使用して時間をどこに割り当てたかを記録します。事前に3番目のシートに作業内容やプロジェクト名を入力し、緑のボタンをクリックして選択および記録します。
各タスクまたはプロジェクトに費やした時間をチームや雇用主に報告して、時間管理を改善し、予算配分を最適化します。
時間追跡スプレッドシートの限界
効率的なチーム管理
時間追跡スプレッドシートは、従業員に労働時間を追跡するツールを提供しますが、雇用主がチームを生産的に管理できる範囲にはまだ限界があります。
雇用主が別々のシートで時間を追跡すると、雇用主は複数のシートを表示する必要があり、同じスプレッドシートですべての作業ログを表示できません。
雇用主が従業員のスプレッドシートを1つずつ確認することは可能ですが、間違いなく時間がかかります。
全体像を把握する
さらに、スプレッドシートシステムは、雇用主がチームによってプロジェクトやタスクがどのように実行されているかの全体像を把握することを妨げます。
雇用主は各チームメンバーがプロジェクトにどのくらいの時間を費やしているかを追跡できますが、すべての従業員が各プロジェクトに費やしている合計時間を表示することはできません。
これは、予算配分の決定や、プロジェクトが望ましい期間よりも長くかかっているかどうかの分析において課題となります。
スプレッドシートの壁を打ち破る時間管理ツール
時間追跡スプレッドシートは1つのチーム管理ツールですが、多くは包括的です。
Clockify、Toggl、My Hoursは、リモートグループをサポートし、時間追跡スプレッドシートでは提供されないチームおよびプロジェクト管理機能を備えた多くのアプリケーションのほんの一部です。
Clockify
Clockifyは、時間管理に使用できる多くのアプリケーションの1つです。
このアプリケーションは、タイムトラッカーから請求書の作成まで、さまざまな機能を備えた時間管理専用のものです。
このアプリケーションにより、ユーザーは作業時間を記録してマネージャーに送信するだけでなく、休暇申請や経費精算も可能になります。
さらに、カレンダー機能により、ユーザーは自分の作業スケジュールを視覚化でき、マネージャーは誰がどの割り当てられたプロジェクトにどのくらいの時間を費やしたかを確認できます。
したがって、マネージャーはチームがプロジェクトでどのように進んでいるか、チームメンバーがより多くのプロジェクトを引き受けることができるか、すでに割り当てられているプロジェクトにもっと時間が必要かどうかを把握できます。
Clockifyには、プロジェクトが希望する予算に近づいたときにマネージャーに警告する機能もあります。このように、雇用主は従業員が何に取り組んでいるかと、チーム全体がどのように進んでいるかの両方に、すべて1つのアプリケーションでアクセスできます。
Toggl Track
Toggl Trackは、時間管理のための多くの機能を備えた時間追跡アプリケーションです。
この製品は、作業時間の追跡と記録に加えて、プロジェクトを管理するためにチームで使用できます。
ユーザーは、使用するアプリケーションやウェブサイトを時間エントリに自動的に記録する追跡機能など、さまざまな方法でエントリを入力できます。
出勤を忘れがちな人にとって、自動追跡機能は、使用しているソフトウェアに基づいてユーザーに出勤を思い出させるため、非常に役立ちます。
カレンダー機能も便利で、カレンダーイベントに基づいて時間エントリを開始および終了します。
さらに、このアプリケーションにより、チームマネージャーはチームがプロジェクトでどのように進んでいるかの概要を把握できます。特定のプロジェクトの締め切りが近づくと、Toggl Trackは自動的にユーザーに警告します。
また、目標時間数を追跡していない人に自動的にメールを送信することもできます。
マネージャーは、必要な正確な情報を得られるように、レポートに記入する必要があるフィールドを選択することもできます。
したがって、Toggl Trackにより、チームは効率的に時間を管理し、互いにコミュニケーションを取りながら、特定の期間と予算内でプロジェクトを確実に完了させることができます。
My Hours
My Hoursは、時間追跡とプロジェクト管理を簡単にする別のアプリケーションです。
作業時間は、タグと説明を使用して記録できるため、すべてのセッションを正確に報告できます。
このアプリケーションには、チームメンバー間のコミュニケーションツールとして機能する機能もあり、プロジェクトの優先順位を理解していない人がいなくなります。
プロジェクトのダッシュボードには、予算や完了する必要があるタスクのチェックリストなどの情報を含めることができます。さらに、各プロジェクトで生成される経費の内訳を示すダッシュボードがあり、チームは予算がどこに配分されているかをより適切に把握できます。
チームメンバーがマネージャーに送信する必要があるレポートについては、含まれる情報をチェックリストから簡単に選択して取得でき、必要な詳細を含む新しいドキュメントを手動で作成する時間を節約できます。
これらのレポートは、マネージャーによって承認されます。また、追跡された時間から請求書を生成し、すぐにチームメンバーにメールで送信することもできます。
My Hoursは、手動で情報を入力したり、複数のドキュメントを作成したりする手間をかけずに、時間を追跡してプロジェクトに取り組む必要があるチームで使用できます。
時間管理ツールの最良の代替案：VoicePing
上記で紹介したさまざまな時間管理ツールは、時間とプロジェクト管理を改善する必要があるチームにとって非常に優れています。
しかし、リモートチームが使用する複数のプラットフォームを持つことは圧倒的であり、メンバー間のコミュニケーションを困難にする可能性があります。
VoicePingの開発者は、これらの障害を考慮し、すべてのチームメンバーが1つの仮想スペースで作業でき、生産的に作業するために必要なツールを備えた仮想オフィスアプリケーションを作成しました。
VoicePingとは？
VoicePingは、リモートで作業している場合でもチームが一体感を感じられる仮想オフィスアプリケーションです。
このアプリは、リモートチームが仮想環境を活用できる多くのツールを提供し、これまで以上に生産性とチーム管理を向上させるのに役立ちます。
これらのツールの1つは、ユーザーが仮想オフィスにいるときに使用でき、デバイスでアクティブでないときに自動的に一時停止するタイムトラッカーです。
この時間追跡機能内で、ユーザーはワークスペースマネージャーによって割り当てられたプロジェクトを選択し、特定の作業内容も入力できます。
その後、マネージャーはユーザーがどのくらい作業しているか、各プロジェクトまたはタスクにどのくらいの時間が使用されているかを確認できます。
VoicePingを使用すると、ワークスペースマネージャーは、会社内の部門に応じてフロアを作成できるため、チーム全体がどのように進んでいるかを把握することもできます。
マネージャーは、会議室の作成や仮想オフィスへのゲストの招待など、これらのフロアでチームメンバーが何をしているかを確認することもできます。
VoicePingは、時間管理と生産性を向上させるだけでなく、アプリケーション自体が、実際の職場で必要とされるものと同様のさまざまな機能をユーザーに提供する仮想オフィスです。
従来の働き方を超えて
テクノロジーの進歩とリモートワークの増加により、企業はこれまで以上に効率的に作業できます。
しかし、適切なツールと適切なリソースがなければ、チームメンバー間のコミュニケーション不足により、労働者が孤立感を感じ、チームが混乱する可能性があります。
そのため、より良い一体感、時間、チーム、およびプロジェクト管理で企業を支援するアプリケーションが不可欠です。
VoicePingは、チームが仮想作業環境を活用して従来の働き方を超越し、優れた成果を上げるのに役立つ包括的なアプリケーションです。
